Rada Nadzorcza/Zarząd

Informacja z posiedzenia Rady Nadzorczej Spółdzielni Mieszkaniowej  w Żychlinie z dnia 15 grudnia 2022 roku.

Przewodniczący Rady Nadzorczej Spółdzielni Mieszkaniowej zwołał posiedzenie Rady na dzień 15 grudnia 2022 roku o godz.17.00 w świetlicy Spółdzielni ul. Łąkowa 5/21.

Obecni: członkowie Rady wg załączonej listy obecności oraz Zarząd Spółdzielni.

Porządek posiedzenia :

1. Otwarcie obrad, przyjęcie porządku obrad, odczytanie i przyjęcie protokołu z poprzedniego posiedzenia Rady.
2. Analiza opłat za dostarczoną energię cieplną, ustalenie stawek za centralne ogrzewanie i ciepłą wodę.
3. Podjęcie uchwały w sprawie przyjęcia planu pracy Rady Nadzorczej na I półrocze 2023 roku.
4. Podjęcie uchwały w sprawie zatwierdzenia ,,Regulaminu rozliczania kosztów dostawy ciepła do lokali oraz pobierania opłat za centralne ogrzewanie i podgrzanie wody.
5. Podjęcie uchwały w sprawie zatwierdzenia Regulaminu pracy Zarządu SM w Żychlinie.
6. Podjęcie uchwały w sprawie stawek ryczałtowych za konserwację domofonów.
7. Podjęcie uchwały w sprawie zmian w planie remontów dotyczących nieruchomości na 2022 rok.
8. Sprawy różne i wniesione.
9. Ustalenie terminu następnej Rady.

Do pkt. 1.

Otwarcia obrad i przywitania członków Rady dokonał Przewodniczący Rady Nadzorczej Spółdzielni Mieszkaniowej.

Przedstawiony porządek obrad przyjęty został w głosowaniu jawnym – 7 za.

Odczytany protokół z poprzedniego posiedzenia Rady przyjęto w głosowaniu jawnym – 7 za.

Do pkt. 2.

Zmiany wysokości zaliczek na rzecz pokrycia kosztów dostawy ciepła na centralne ogrzewanie i podgrzanie wody na poszczególnych nieruchomościach zostały przeliczone przez Prezesa Zarządu i przedstawione członkom Rady .Prezes dokonał wyjaśnień do proponowanych wysokości kwot. Następnie podjęto uchwałę  13/2022 w sprawie: zmiany wysokości zaliczek na rzecz pokrycia kosztów dostawy ciepła na centralne ogrzewanie i podgrzanie wody.

Do pkt. 3.

Członkowie Rady zapoznani zostali z projektem planu pracy Rady na I półrocze 2023 roku. Przedstawiony dokument jest ramowym planem, do którego na bieżąco można wprowadzać tematy wymagające pilnego załatwienia. Do przedstawionego materiału nie wniesiono uwag, po czym Rada Nadzorcza podjęła uchwałę Nr 14/2022  w sprawie: przyjęcia planu pracy Rady Nadzorczej Spółdzielni Mieszkaniowej  w Żychlinie na I półrocze 2023 roku.

Do pkt. 4.

Prezes poinformował , że w oparciu o Rozporządzenie Ministra Klimatu i Środowiska z dnia 7 grudnia 2021 r. w sprawie warunków ustalania technicznej możliwości   i opłacalności zastosowania ciepłomierzy, podzielników kosztów ogrzewania oraz wodomierzy do pomiaru ciepłej wody użytkowej, warunków wyboru metody rozliczania kosztów zakupu ciepła oraz zakresu informacji zawartych w indywidualnych rozliczeniach do 23 grudnia bieżącego roku należy przyjąć nowy Regulamin rozliczania kosztów dostawy ciepła do lokali oraz pobierania opłat za centralne ogrzewanie i podgrzanie wody. W związku z powyższym przygotował projekt w/w regulaminu który został przekazany Radnym do zapoznania  się i naniesienia ewentualnych poprawek. Prezes stwierdził ,że dobrym pomysłem byłoby zlecenie audytu dotyczącego ustalenia proporcji między kosztami zmiennymi zużycia a kosztami zmiennymi wspólnymi dla każdej nieruchomości. Radni przychylili się do w/w pomysłu. Po dyskusji oraz naniesieniu poprawek podjęto uchwałę                        Nr 15/2022 w sprawie: uchwalenia Regulaminu rozliczania kosztów dostawy ciepła do lokali oraz pobierania opłat za centralne ogrzewanie i podgrzanie wody.

Do pkt. 5.

Następnie po naniesieniu poprawki podjęto uchwałę Nr 16/2022 w sprawie: uchwalenia Regulaminu pracy Zarządu Spółdzielni Mieszkaniowej w Żychlinie.

Do pkt. 6.

Prezes poinformował zebranych ,że odbyło się spotkanie z przedstawicielami firmy EL-TECH oraz Przewodniczącym Rady Nadzorczej i Z-cą Przewodniczącego Rady dotyczące ustalenia stawki za konserwację domofonów. Wstępna propozycja stawki wynosiła 2,50 zł + Vat, po rozmowach ustalono stawkę na kwotę 2,30 zł + VAT. Następnie podjęto uchwałę: ustalenia stawki opłaty za konserwację domofonów.

Do pkt. 7.

W związku z montażem podzielników kosztów centralnego ogrzewania na budynkach ul. Traugutta 12,16,18,24,26 osiedle Traugutta 5 i 8 konieczne było zaktualizowanie planu remontów na poszczególnych nieruchomościach na 2022 rok ze względu na koszty z tym związane. Z uwagi na powyższe podjęto uchwałę w brzmieniu: przyjęcia zmian w planie remontów na poszczególnych nieruchomościach na 2022 rok.

Do pkt. 8.

Prezes przedstawił projekt pisma do zaakceptowania przez członków Rady, dotyczący zróżnicowania stawek eksploatacyjnych na każdym budynku. Pismo otrzyma każdy lokator razem z grudniową fakturą czynszową. Ustalono termin następnej Rady Nadzorczej na dzień 23 stycznia 2023 roku na godzinę 17.00.

Informacja z posiedzenia Rady Nadzorczej Spółdzielni Mieszkaniowej w Żychlinie z dnia    24 listopada 2022 roku.

Przewodniczący Rady Nadzorczej Spółdzielni Mieszkaniowej zwołał posiedzenie Rady na

dzień 24 listopada 2022 roku o godz.17.00 w świetlicy Spółdzielni ul. Łąkowa 5/21.

Obecni: członkowie Rady wg załączonej listy obecności oraz Zarząd Spółdzielni.

Porządek posiedzenia :

1. Otwarcie obrad, przyjęcie porządku obrad, odczytanie i przyjęcie protokołu

z poprzedniego posiedzenia Rady.

2. Zatwierdzenie Regulaminu Organizacyjnego .

3. Omówienie sytuacji finansowej Spółdzielni za III kwartał 2022 roku.

4. Przyjęcie planów działalności Spółdzielni na 2023 rok w zakresie :

– planów finansowych

– ustalenia stawki eksploatacyjnej

5. Zatwierdzenie zmian w planie remontów ogólnych na 2022 rok.

6. Sprawy różne i wniesione.

7. Ustalenie terminu następnej Rady.

Do pkt 1.

Otwarcia obrad i przywitania członków Rady dokonał Przewodniczący Rady Nadzorczej

Spółdzielni Mieszkaniowej. Przedstawiony porządek obrad przyjęty został w głosowaniu jawnym – 7 za. Odczytany protokół z poprzedniego posiedzenia Rady przyjęto w głosowaniu jawnym –7 za.

Do pkt 2.

Członkowie Rady Nadzorczej po naniesieniu poprawki zatwierdzili Regulamin Organizacyjny

Spółdzielni Mieszkaniowej w Żychlinie na 2023 rok podejmując uchwałę Nr 10/2022 w

sprawie; zatwierdzenia struktury organizacyjnej Spółdzielni Mieszkaniowej w Żychlinie na

2023 rok.

Do pkt 3.

Przewodnicząca Komisji Rewizyjnej przedstawiła protokół z posiedzenia Komisji Rewizyjnej, na okoliczność omówienia sytuacji finansowej za III kwartał 2022 roku. W zakresie sprawozdania finansowego za III kwartał 2022 roku, Komisja Rewizyjna została zapoznana z wynikiem rachunku zysków i strat. Komisja Rewizyjna dokonała analizy wyniku finansowego za III kwartał 2022 roku na poszczególnych nieruchomościach, rozliczenia zużycia wody oraz struktury zaległości czynszowych. Ilość zalegających lokali to 436 . Ilość zalegających lokali użytkowych to 16.

Członkowie Komisji zostali zapoznani z planami finansowymi Spółdzielni na 2023 rok. Główna księgowa zapoznała zebranych z propozycjami wysokości stawki eksploatacyjnej na poszczególne budynki. Zgodnie z zaleceniami polustracyjnymi stawka będzie zróżnicowana dla każdego budynku oraz dla członków i nieczłonków Spółdzielni. Protokół Komisji Rewizyjnej zarejestrowany został w księdze protokołów Komisji Rewizyjnej i przyjęty został jednogłośnie 7 – za.

Do pkt 4.

Zgodnie z ustaleniami Komisji Rewizyjnej stawka eksploatacyjna jest zróżnicowana na poszczególnych budynkach. Koszt audytów energetycznych jest wkalkulowany w stawkę eksploatacyjną budynków na których audyty się odbędą. W związku z powyższym podjęto uchwałę Nr 11/2022 w sprawie uchwalenia planów finansowych na 2023 rok i wysokości stawki eksploatacyjnej.

Do pkt 5.

W związku z remontem budynku biurowego przy ul. Traugutta 22a Rada Nadzorcza podjęła uchwałę Nr 12/2022 w sprawie przyjęcia zmian w planie remontów ogólnych na 2022 rok.

Do pkt 6.

Przewodniczący Rady Nadzorczej przedstawił pismo od właściciela firmy EL-Tech dotyczące podniesienia cen za konserwację domofonów. Od stycznia 2023 roku koszt konserwacji wyniósłby 2,50zł netto za lokal. Radna stwierdziła , że kwota zaproponowana jest kwotą zbyt wysoką w stosunku do ilości zarejestrowanych zgłoszeń dotyczących konserwacji.                 Pan Przewodniczący zaproponował żeby zaprosić właściciela firmy EL- Tech na spotkanie oraz przeanalizować co wchodzi w zakres wykonywanych przez niego usług zanim Rada Nadzorcza zatwierdzi nową stawkę.

Do pkt 7.

Ustalono termin następnej Rady Nadzorczej na dzień 15 grudnia 2022 roku na godzinę 17.00.

Informacja z posiedzenia Rady Nadzorczej Spółdzielni Mieszkaniowej w  Żychlinie z dnia 25 października  2022 roku.

Przewodniczący Rady Nadzorczej Spółdzielni Mieszkaniowej zwołał posiedzenie Rady      na dzień 25 października 2022 roku o godz.17.00 w świetlicy Spółdzielni  ul. Łąkowa 5/21.

Obecni:członkowie Rady wg załączonej listy obecności oraz Zarząd Spółdzielni.

Porządek posiedzenia :

1.Otwarcie obrad, przyjęcie porządku obrad, odczytanie i przyjęcie protokołów

z poprzednich posiedzeń Rady.

2.Przedstawienie i przyjęcie informacji w sprawie potrzeb remontowych Spółdzielni  na 2023 rok.

3. Omówienie i przyjęcie struktury organizacyjnej na 2023 rok.

4. Odwołanie członka Zarządu.

5. Sprawy różne i wniesione.

6. Ustalenie terminu następnej Rady.

Do pkt.1.

Otwarcia obrad i przywitania członków Rady dokonał Przewodniczący Rady Nadzorczej Spółdzielni Mieszkaniowej. Radna wniosła poprawki do porządku obrad. Zaproponowała aby punkt numer 3 tj.omówienie i przyjęcie struktury organizacyjnej na 2023 rok był za punktem dotyczącym odwołania członka Zarządu . Następnie przegłosowano poprawiony porządek obrad w głosowaniu jawnym – 9 głosów za.

Odczytane protokóły z poprzednich  posiedzeń Rady przyjęto w głosowaniu jawnym – 9 za.

Do pkt.2.

Prezes Zarządu przedstawił członkom Rady do zapoznania i przeanalizowania propozycje zakresu rzeczowego potrzeb remontowych na 2023 rok na poszczególnych nieruchomościach i remontów ogólnych.

Wyjaśnił, że remonty ogólne i remonty na poszczególnych nieruchomościach finansowane są z funduszu remontowego. Pełne materiały stanowią załącznik do niniejszego protokołu  i zostały przedstawione członkom Rady do przeanalizowania i wniesienia ewentualnych dodatkowych zadań, zaś zatwierdzenie planu remontów pod kątem rzeczowo – finansowym odbędzie się w I kwartale 2023 roku. Zgłoszono wniosek  o umieszczenie w planie remontów  wymiany instalacji oświetleniowej w klatkach schodowych na instalację energooszczędną.

Do pkt.3.

Zgodnie z naniesionymi zmianami w porządku  obrad, punkt 3 dotyczy odwołania członka Zarządu. W związku z powyższym Rada Nadzorcza powołała komisję skrutacyjną.             W wyniku tajnego głosowania członkowie Rady Nadzorczej podjęli uchwałę Nr 6/22 w sprawie: odwołania członka Zarządu.

Do pkt.4.

Zarząd Spółdzielni przedstawił propozycję struktury organizacyjnej na 2023 rok zawierającą schemat organizacyjny oraz plan zatrudnienia obejmujący 21,5 etatu w tym pracownicy umysłowi 10,5 etatu oraz pracownicy fizyczni 11 etatów.

Po dyskusji podjęto uchwałę Nr 7/2022 w sprawie: zatwierdzenia struktury organizacyjnej Spółdzielni Mieszkaniowej w Żychlinie na 2023 rok.

Do pkt.5.

W związku z odwołaniem członka Zarządu podjęto decyzję aby oddelegować spośród członków Rady Nadzorczej, osoby do czasowego pełnienia funkcji członków Zarządu.  Powołano komisję skrutacyjną która przeprowadziła tajne głosowanie w sprawie oddelegowania członków Rady Nadzorczej do czasowego pełnienia funkcji członków Zarządu. W wyniku tajnego głosowania członkowie Rady Nadzorczej podjęli uchwałę      Nr 8/2022 w sprawie: wyznaczenia spośród członków Rady Nadzorczej osób do czasowego pełnienia funkcji członków Zarządu.

W dalszej kolejności podjęto uchwałę Nr 9/2022 w sprawie: ustalenia wynagrodzenia dla członków Zarządu. Postanowiono zmniejszyć kwotę wynagrodzenia z 40% płacy minimalnej brutto na 30%.  

Prezes poinformował zebranych, że właściciel firmy REMGRUP złożył wypowiedzenie umowy zawartej ze Spółdzielnią z dniem 31.12.2022 roku. W związku z powyższym będą wysyłane zapytania ofertowe do firm które mogłyby świadczyć takie usługi.

Pani księgowa poprosiła o spotkanie z członkami komisji rewizyjnej oraz nowym Zarządem dotyczące  propozycji do planu finansowego Spółdzielni na przyszły rok.

Ustalono termin następnego spotkania członków Rady na dzień 24 listopada 2022 roku  na godzinę 17.00.

Informacja z posiedzenia Rady Nadzorczej
Spółdzielni Mieszkaniowej w Żychlinie z dnia 27 września 2022 roku.

Przewodniczący Rady Nadzorczej Spółdzielni Mieszkaniowej zwołał posiedzenie Rady na  dzień 27 września 2022 roku o godz.18.00 w świetlicy Spółdzielni ul. Łąkowa 5/21.

Obecni: członkowie Rady wg załączonej listy obecności oraz Zarząd Spółdzielni.

Porządek posiedzenia :

1.  Otwarcie obrad, przyjęcie porządku obrad, odczytanie i przyjęcie protokołu z poprzedniego posiedzenia Rady.

2.    Informacja dotycząca realizacji remontów w 2022 roku.

3. Podjęcie uchwały w sprawie zatwierdzenia aneksu do ,,Regulaminu rozliczania kosztów gospodarki zasobami mieszkaniowymi Spółdzielni i lokalami stanowiącymi mienie innych osób oraz ustalania opłat za użytkowanie lokali.

4.  Podjęcie uchwały w sprawie ustalenia wysokości stawki odpisu na fundusz remontowy na budynkach po przeprowadzonej termomodernizacji.

5. Podjęcie uchwały w sprawie przyjęcia ,,Regulaminu wynagradzania członków Zarządu i Głównego Księgowego Spółdzielni Mieszkaniowej w Żychlinie.

6.    Podjęcie uchwały dotyczącej wynagrodzenia Prezesa Zarządu.

7.    Sprawy różne i wniesione.

8.    Ustalenie terminu następnej Rady.

Do pkt. 1

Otwarcia obrad i przywitania członków Rady dokonał Przewodniczący Rady Nadzorczej Spółdzielni Mieszkaniowej.

Przedstawiony porządek obrad przyjęty został w głosowaniu jawnym – 9 za.

Do pkt. 2.

Na spotkanie Rady przybyli Specjalista ds. zarządzania nieruchomościami oraz właściciel firmy REMGRUP. Przewodniczący Rady zadał pytanie dotyczące sposobu oraz przebiegu pracy pracowników podległym Specjaliście. ds. Zarządzania nieruchomościami.                       Pani kierownik wyjaśniła, że zlecenia są rejestrowane w książce budynków (zleceń) i przekazywane dalej odpowiednim pracownikom – hydraulikom ,elektrykom lub konserwatorom w zależności od rodzaju zgłoszenia. Po wykonaniu pracy opisują zlecenia, uwzględniając w nich materiały które zostały pobrane do ich wykonania. Poinformowała ,że mamy magazyn w którym znajdują się najpotrzebniejsze materiały , które na bieżąco są uzupełniane, większe z nich np.: obejmy są zamawiane.

Następnie głos zabrał właściciel firmy REMGRUP wyjaśniając w jaki sposób przebiega praca jego i jego pracowników. Poinformował ,że od rana do godziny 15 on i jego pracownicy pełnią dyżur elektryków a po godzinie 15, również w niedzielę i święta bezpośrednio do niego napływają zgłoszenia o awariach na numer alarmowy który jest wywieszony na każdej klatce

schodowej. Następnie wysyła on pracowników do szybkiego zabezpieczania awarii. Materiały pobierane są z zasobów Spółdzielni. Są sytuacje kiedy nie ma dostępu do mieszkania w którym dochodzi do awarii lub dostępu do pionu ,w takich przypadkach odcinany jest dopływ wody aby zabezpieczyć przed zalaniem. Takie sytuacje zdarzają się dość często. Następnie w wystawionym przez siebie zleceniu opisuje zdarzenie i materiały które zostały pobrane do wykonania pracy. W dalszej kolejności awarię usuwają już pracownicy Spółdzielni. Radna poprosiła aby w przypadku nagłej awarii, która powoduje odcięcie wody pracownicy przywiesili kartkę z informacją dla lokatorów. Pan Przewodniczący poprosił aby drobne naprawy były wykonanie na bieżąco w miarę możliwości. Pani kierownik odpowiedziała, że czasem jest to niemożliwe z uwagi na to, że są sprawy pilniejsze jak w obecnej sytuacji np. uruchomienie centralnego ogrzewania i prace z tym związane. Jeden z hydraulików przebywa na zwolnieniu lekarskim w związku z tym do prac hydraulicznych jest oddelegowany konserwator. Radna zadała pytanie dotyczące możliwości przycinki drzew. Pani kierownik wytłumaczyła ,że działania te muszą następować zgodnie z przyjętymi zasadami, pociągają również koszty. Podjęto dyskusję nad tematem czy nasi pracownicy nie mogliby dokonywać przycinek. Prezes oraz Pani kierownik wyjaśnili, że nasi pracownicy nie mają takich uprawnień.

Pan Przewodniczący poprosił Panią kierownik aby postawić większy kontener na śmieci w okolicy bloku przy ul. Waryńskiego 5. Według niego pojemnik jest za mały i często jest przepełniony. Pani kierownik powiedziała ,że pojemnik który tam stoi jest największym, który można dzierżawić.

Radna poinformowała zebranych ,że dostała zgłoszenie od naszej lokatorki dotyczące wyrzucania odpadów przez lokatorów z budynku przy ul. Narutowicza 63 do naszych kontenerów. W związku z powyższym podjęto decyzję aby napisać oficjalne pismo do Zakładu Gospodarki Komunalnej w tej sprawie. Radna zadała pytanie z jaką częstotliwością administratorzy wychodzą w teren. Pani kierownik odpowiedziała , że prace biurowe pochłaniają dużo czasu więc nie zawsze jest czas aby wyjść w teren niemniej jednak roznosząc faktury lub inne informacje przy okazji jest on nadzorowany.

Następnie Prezes przedstawił zebranym informacje dotyczące realizacji planu remontów na poszczególnych budynkach i remontów ogólnych w 2022 roku( w załączeniu do protokołu). Zaproponował ,żeby zrezygnować z udrażniania i naprawy rur kanalizacyjnych metodą Relining na budynkach inż. Z. Okoniewskiego 4 i Waryńskiego 5.

Na budynku Traugutta 5 proponowane jest odstąpienie od malowania cokołu. W przyszłym roku planowane jest zrobienie izolacji pionowej z uwagi na podnoszenie się poziomu wód gruntowych. Jeśli zaś chodzi o malowanie klatki schodowej po pożarze w budynku os. Traugutta 11, Radna zaproponowała żeby wynająć osobę z którą Spółdzielnia podpisze umowę zlecenie na wykonanie tej pracy.

Prezes poinformował, że w związku z koniecznością wymiany wodomierzy wysłał zapytania ofertowe do 7 firm. Odpowiedzi udzieliły 4 firmy . W świetle rozpatrywanych ofert najkorzystniejszą ofertą na wymianę i montaż nowych wodomierzy z modułem radiowym pod względem cenowym złożyła firma Bmeters przy płatności w 12 miesięcznych ratach. Jednak oferta nie mogła być przyjęta przez Spółdzielnię ze względu na brak środków w funduszu remontowym, na budynkach na których będą wymieniane wodomierze. Rozwiązaniem możliwym do przyjęcia jest zakup wodomierzy z modułem radiowym przy płatności w 24 miesięcznych ratach. W takim przypadku również oferta firmy Bmetres jest najkorzystniejsza.

Pan Przewodniczący poprosił o możliwość uczestniczenia członka Rady Nadzorczej przy dokonywaniu wyboru spośród ofert.

Ad.3.

Księgowa wyjaśniła zebranym ,że zgodnie z zaleceniami Pani lustrator tj. dostosowanie wysokości opłat do faktycznych kosztów utrzymania poszczególnych nieruchomości oraz zróżnicowanie stawki opłat od lokali mieszkalnych pomiędzy nieruchomościami w celu dostosowania tych opłat w poszczególnych nieruchomościach do przychodów i kosztów eksploatacji i utrzymania tych nieruchomości podjęto uchwałę Nr 2/2022 w sprawie: zatwierdzenia Aneksu do regulaminu rozliczania kosztów gospodarki zasobami mieszkaniowymi Spółdzielni i lokalami stanowiącymi mienie innych osób oraz ustalania opłat za użytkowanie lokali. Zgodnie z podjętą uchwałą koszty energii elektrycznej wykorzystywanej przez węzły cieplne w budynkach, powiększają stawkę eksploatacyjną danego budynku.

Ad.4.

Księgowa wyjaśniła, że w związku z rosnącymi kosztami kredytu na budynkach termomodernizowanych należy podnieść stawkę odpisu na fundusz remontowy.                    W związku z powyższym podjęto uchwałę Nr 3/2022 w sprawie: ustalenia wysokości stawki odpisu na fundusz remontowy .

Ad.5.

Radni Rady Nadzorczej Spółdzielni Mieszkaniowej podjęli uchwałę Nr 4/2022 w sprawie: przyjęcia ,,Regulaminu wynagradzania członków Zarządu i Głównego Księgowego Spółdzielni Mieszkaniowej w Żychlinie,, po naniesieniu poprawek w paragrafie 3,6, 8,10,11 12.

Ad.6.

Następnie podjęto uchwałę Nr 5/2022 w sprawie ustalenia wynagrodzenia dla Prezesa Zarządu Spółdzielni Mieszkaniowej w Żychlinie.

Ad.7.

Ustalono termin następnej Rady na dzień 25 października na godzinę 16.30